Náležitosti účetních dokladů

Účetní jednotka účetním dokladem prokazuje skutečnosti na něm uvedené. Účetní doklad tedy představuje vstupní informaci využitou v účetnictví o uskutečněné hospodářské operaci. A jaké náležitosti by měl obsahovat každý účetní doklad?

Účetní doklady jsou definovány podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem.

Úplnost účetnictví znamená, že účetní jednotka zaúčtovala všechny účetní případy týkající se účetního období. Průkaznost spočívá v tom, že účetní jednotka doložila účetní případy a zápisy o nich a inventarizovala majetek a závazky. Správnost a úplnost účetnictví znamená to, že nebyly porušeny povinnosti uložené zákonem a když veškeré hospodářské operace, které se staly předmětem účetnictví, jsou doloženy prvotními (účetními) doklady. Účetní doklady musí obsahovat všechny náležitosti ve smyslu zákona a musí být uschovány tak, aby zaručily trvalost účetních záznamů.

Náležitosti, které musí účetní doklady obsahovat:

• označení účetního dokladu
• obsah účetního případu
• účastníky účetního případu
• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
• okamžik vyhotovení účetního dokladu
• okamžik uskutečnění účetního případu (není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu)
• podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ
• podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Účetní doklady mohou být vyhotoveny i v cizím jazyce, pokud je splněna podmínka srozumitelnosti.

Účetní doklady lze rozdělit na vnější a vnitřní. Vnitřní doklady zachycují případy uvnitř účetní jednotky (např. příjemky a výdejky materiálů), externí doklady zachycují operace vznikající se styku s ostatními účetními jednotkami (např. dodavatelské a odběratelské firmy). Účetní doklady lze členit i na jednotlivé a sběrné. Jednotlivé doklady dokumentují jediný účetní případ nebo několik stejnorodých účetních případů, které se uskutečnily v jednom dni (např. výdejka, příjemka, jednotlivá faktura). Sběrné účetní doklady shrnují stejnorodé účetní případy jednotlivých účetních dokladů za určitý časový úsek, aby mohly být zaúčtovány najednou.

Účetní doklady se označují způsobem, který zabezpečuje vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách. Časté používané zkratky jsou například FP (faktura přijatá), FV (faktura vydaná), PPD (příjmový pokladní doklad), VPD (výdajový pokladní doklad), BV (bankovní výpis).

Obsah v dokladu může být například popsán jako nákup materiálu, poskytnutí poradenských služeb atd.

Jakékoliv opravy v účetních dokladech musí být prováděny tak, aby bylo možné určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik provedení opravy a zjistit obsah opakovaného účetního záznamu před i po opravě. Opravy v účetních dokladech ovšem nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti a nepřehlednosti.

Účetní doklady je nutné uchovávat v:

• příručním archivu – po dobu 1 roku
  • účetní závěrka a výroční zpráva 10 let
• účetním archivu – po dobu určenou zákonem o účetnictví a dalších zvláštních právních předpisů (zákona o DPH a zákonů týkajících se pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění):
  • mzdové listy 30 let
  • daňové doklady po dobu 10 let
  • účetní doklady, účtové rozvrhy, odpisový plán po dobu 5 let

Váš tým ADMIO